Het kerkelijk bureau is eigenlijk de ledenadministratie van de kerk.
Alle veranderingen / mutaties in de gezinssamenstelling zoals geboorte, verhuizing, doop, huwelijk, etc., zijn van belang voor de ledenadministratie en dienen aan het kerkelijk bureau te worden doorgegeven, zodat alle gegevens zo recent mogelijk zijn. Op basis van deze gegevens (aantal doopleden en belijdende leden) betaalt onze kerk de bijdragen aan zending, diaconie en classis.
Onze kerk werkt met het online programma ‘Leden Registratie Protestantse Kerk’ dat speciaal voor de kerkelijke ledenadministratie geschreven is. Gegevens die onder andere zijn ingevoerd, zijn: gezinshoofd, naam partner, naam kinderen, geboorte-, doop-, belijdenis- en huwelijksdata, telefoonnummer, etc. Met deze gegevens kunnen er door ‘een druk op de knop’ bijvoorbeeld lijsten gemaakt worden om een uitnodiging te sturen aan alle kinderen vanaf 12 jaar voor huiscatechisatie of van alle mensen van 75+ voor vermelding van hun verjaardag in het kerkblad. Ook de etiketten voor de zakjes van het verjaardagsfonds worden m.b.v. dit programma aangeleverd.
Onze kerk is aangesloten bij de SMRA (Stichting Mechanische Registratie en Administratie). Deze stichting krijgt van de gemeentes in Nederland (gecodeerd) door of iemand is verhuisd, overleden, gescheiden, of van achternaam is veranderd.
De SMRA geeft dit op haar beurt weer door aan de ledenadministratie van de kerk waar deze persoon lid van is. Bevestiging van een kerkelijk huwelijk en geboorte-, doop- en belijdenisdata verstrekt het kerkelijk bureau aan de SMRA.
Sinds de PKN van kracht is, is er de regel dat gemeenteleden die voor de burgerlijke stand zijn verhuisd, automatisch bij de kerk van hun nieuwe woonplaats worden ingeschreven. Attestaties worden niet meer verstuurd, maar geboorte-, doop-, belijdenisgegevens, etc. worden door de SMRA i.o.v. PKN naar de desbetreffende gemeente gestuurd.
Wanneer er echter gegronde redenen zijn om lid van onze plaatselijke kerk te blijven, dan bestaat er voor elders woonachtige leden de mogelijkheid om ingeschreven te blijven in onze ledenadministratie. Dit moet duidelijk aangegeven worden door de betreffende persoon.
Als de ledenadministratie via de SMRA bericht ontvangt over kerkleden die van buitenaf binnen onze kerkgrenzen zijn komen wonen, worden zij door onze contactpersoon bezocht om kennis te maken en te vragen of zij daadwerkelijk bij onze kerkelijke gemeente willen horen.
Contactpersoon van het kerkelijk bureau is Martijn Bot en hij is bereikbaar via kerkelijkbureau@gknieuwendijk.nl.